De kracht van de koffiecorner

De één noemt het roddelen, de ander noemt het communicatie via de plinten. Meestal vindt het plaats bij de koffiecorner of in de rookruimte. Informele communicatie. Voor veel communicatieadviseurs de ergste nachtmerrie. Maar dat hoeft het niet te zijn.

Structuur en houvast

Een nieuwsbrief, intranet, evaluatiegesprekken, teamuitjes, allemaal voorbeelden van interne communicatie die ervoor zorgen dat informatie wordt uitgewisseld. Of het nu gaat om een top-down instructie, bottom-up feedback, horizontale kennisuitwisseling of diagonaal de werkrelatie verbeteren. Keurig gestructureerd in middelen en met een vaste frequentie. Op zich is daar helemaal niets mis mee. Het is zelfs nodig. Het geeft de organisatie en de mensen die er werken houvast. Hoe compact je ook bent georganiseerd, informatiestromen kun je niet laten afhangen van het toeval. Maar zodra de communicatie niet via officiële kanalen verloopt, raken veel communicatieadviseurs en hun managers in paniek. En dat is helemaal nergens voor nodig, niet zolang je een solide basis hebt gelegd met de formele communicatiestromen. De informele variant is een natuurlijk fenomeen en bovendien erg leerzaam.

Waardevolle ‘tool’
Informele communicatie is niet iets om bang voor te zijn, het is juist een hele krachtige en waardevolle tool. Tool? Ja tool. Ook al is er geen protocol, geen redactie, geen middel en geen controle, het is nog steeds een tool. Zo is informele communicatie veel sneller dan het officiële kanaal. Roep iets op een afdeling en voor je het weet is het vuurtje rond. Maar dat is niet het meest bijzondere. Informele communicatie verloopt namelijk niet via de lijn of een organigram. Het vindt zijn eigen weg, volgens een patroon wat continu in beweging is. Een sociogram.

Opinieleiders en sub-netwerken
Als je dit proces goed monitort kun je ontdekken wie welke kring of sub-netwerk om zich heen heeft. En vooral wie de opinieleiders zijn. Want dat hoeft niet per se de leidinggevende te zijn. Zo kun je bij ingrijpende processen, bijvoorbeeld verandertrajecten, gebruik maken van die opinieleiders. Door extra aandacht aan hen te besteden worden zaken sneller en beter geaccepteerd. Of je kunt met behulp van je ontdekkingen, de trots op het eigen merk bevorderen, door de opinieleiders een rol te geven in de formele communicatiestromen. Zo wordt het interne communicatieproces niet alleen beter en rijker, het verloopt ook efficiënter.

Advertenties